Wdrożenie systemu KSeF w Roche Polska - informacje dla dostawców

Harmonogram wdrożenia i status dostawcy

• Obowiązek wystawiania faktur poprzez KSeF został zaplanowany jako wdrożenie etapowe, z różnymi terminami objęcia nim poszczególnych kategorii podatników, tj. od 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r. oraz 1 stycznia 2027 r. Informujemy, że Roche Polska Sp. z o.o. będzie w pełni gotowa do odbioru faktur za pośrednictwem KSeF od dnia 1 lutego 2026 r. Od tej daty KSeF będzie traktowany jako podstawowy i preferowany kanał otrzymywania faktur zakupowych.

• Dostawców nieobjętych obowiązkiem korzystania z KSeF prosimy o przesyłanie faktur w formacie PDF i JPG na dotychczasowy adres e-mail: [email protected]zgodnie z podpisanym porozumieniem dotyczącym przesyłania faktur droga elektroniczną.

• Docelowo KSeF będzie jedynym obowiązującym kanałem przekazywania faktur. W okresie przejściowym dopuszczamy możliwość przesyłania dokumentów na wskazany adres e-mail wyłącznie w przypadku dostawców, którzy nie są jeszcze gotowi do korzystania z KSeF. Faktury przekazane za pośrednictwem KSeF nie powinny być dosyłane równolegle w innej formie.

Zasady płatności i identyfikacja dokumentów

• Termin płatności: informujemy, że termin płatności (z wyłączeniem faktur wystawionych w trybach offline) będzie liczony od daty nadania numeru identyfikującego fakturę w KSeF (tzw. KSeF ID), a nie od daty wystawienia wskazanej na fakturze lub wygenerowania dokumentu w systemie dostawcy.

Zasady płatności i identyfikacja dokumentów

W celu zapewnienia sprawnego i możliwie automatycznego przetwarzania faktur, prosimy o prawidłowe uzupełnienie danych w pliku XML faktury ustrukturyzowanej, w szczególności prosimy o wskazywanie:

• Numeru zamówienia – w polu Nadsekcja: "FA" / sekcja "WarunkiTransakcji" / Podsekcja "Zamowienia" / Pole "NrZamowienia". Brak numeru zamówienia (PO) lub wskazanie go w sposób niejednoznaczny może utrudnić automatyczne procesowanie faktury i wydłużyć proces jej akceptacji i płatności,

lub

• Numer badania klinicznego (jeśli dotyczy) – w sekcji DodatkowyOpis.

Załączniki i dokumentacja uzupełniająca

• KSeF nie przewiduje możliwości dołączania załączników o charakterze biznesowym. W związku z tym wszelkie dokumenty towarzyszące fakturze, w szczególności protokoły odbioru, raporty godzinowe, specyfikacje itp., prosimy przesyłać odrębnie na adres e-mail: [email protected].

• W tytule wiadomości prosimy wskazać numer faktury nadany przez KSeF/KSeF ID, której dotyczą przesyłane dokumenty. Prosimy również o wskazanie wspomnianego numeru faktury, której dotyczy załącznik, w treści samego załącznika.

Korekty

• Brak not korygujących: z uwagi na uchylenie przepisów dot. not korygujących z dniem 1 lutego 2026 r. informujemy, że nie będziemy wystawiać not korygujących po tej dacie. W przypadku jakichkolwiek nieprawidłowości w treści faktury (w tym formalnych) konieczne będzie wystawienie przez dostawcę faktury korygującej w KSeF.

Pozostałe postanowienia

• Wraz z objęciem dostawcy obowiązkiem wystawiania faktur poprzez KSeF, dotychczasowe zgody na przesyłanie faktur drogą elektroniczną tracą zastosowanie w zakresie w jakim faktury te powinny być wystawione za pośrednictwem KSeF.

Z wyrazami szacunku

Roche Polska Sp. z o.o.