Zasady dotyczące przetwarzania danych osobowych dla kandydatów, przeczytaj.


HR Privacy Policy Information clause for the processing of candidate’ data read.

 

Klauzula Informacyjna w zakresie przetwarzania danych kandydatów do pracy

Spółka Roche Polska ma obowiązek chronić udostępnione lub powierzone jej dane osobowe. Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z przepisami prawa obowiązującymi w Rzeczpospolitej Polskiej.

Niniejsza klauzula informacyjna wyjaśnia kim jesteśmy, jakie dane osobowe przetwarzamy, dla jakich celów i jak długo je przechowujemy, w jaki sposób możesz uzyskać do nich dostęp, w jaki sposób chronimy Twoje dane oraz gdzie mogą być one przekazywane i jakie prawa Ci w związku z tym przysługują.

Przed przekazaniem Roche Polska jakichkolwiek danych osobowych można się zapoznać z aktualnie obowiązującymi zasadami Workday dotyczącymi gromadzenia danych, prywatności i bezpieczeństwa, klikając to łącze.

                                I.            Kto jest administratorem Twoich danych osobowych?

Roche Polska z siedzibą w Warszawie (02-672), przy ul. Domaniewskiej 39B jest Administratorem Twoich danych osobowych w rozumieniu Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych, dalej zwane „RODO”), w dalszej części niniejszej klauzuli określana jako „Roche Polska”, a wraz z powiązanymi spółkami jako „Grupa Roche”.

W przypadku jakichkolwiek pytań dotyczących przetwarzania danych osobowych możesz skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, przesyłając wiadomość na adres: ochrona.danych@roche.com

                              II.            Jakie dane osobowe przetwarzamy?

Roche Polska może od Ciebie pozyskiwać informacje dotyczące Twojego wniosku o zatrudnienie lub nawiązanie współpracy z Roche Polska. Takie informacje na podstawie art. 221 § 1 Kodeksu pracy obejmują: imię (imiona) i nazwisko, datę urodzenia, dane kontaktowe wskazane w CV, wykształcenie, kwalifikacje zawodowe, przebieg dotychczasowego zatrudnienia. Z własnej inicjatywy możesz chcieć przekazać nam dodatkowe informacje w CV, liście motywacyjnym lub podobnym dokumencie, co do których nie masz prawnego obowiązku ich podania, w szczególności na podstawie Kodeksu Pracy.

Dlatego, jeżeli chcesz przekazać nam dokumenty zawierające również dodatkowe informacje (w tym dane szczególnych kategorii art. 9 ust. 1 RODO) rozumiemy, że poprzez złożenie aplikacji zgadzasz się na to, aby spółka Roche Polska przetwarzała Twoje dane osobowe. Nie masz obowiązku przekazywania nam dodatkowych informacji. Jeżeli nie chcesz abyśmy przetwarzali więcej Twoich danych osobowych niż wynika to z przepisów prawa, nie zamieszczaj tych informacji w przesłanym CV.

                            III.            W jaki sposób Twoje dane są pozyskiwane?

W toku prowadzonego przez nas procesu rekrutacji gromadzimy dane osobowe naszych kandydatów do pracy. Dane osobowe pozyskujemy na dwa sposoby, bezpośrednio od kandydatów, w tym za pośrednictwem serwisów pracuj.pl, Linkedin oraz platformy Workday lub od podmiotów trzecich, w szczególności: 

a.       Z zasobów Grupy Roche;

b.       Od agencji rekrutacyjnych, agencji pracy, pośredników oraz dostawców usług;

                            IV.            W jakim celu przetwarzamy Twoje dane?

Informacje na Twój temat są zawsze traktowane jako poufne i wykorzystywane wyłącznie w celu oceny złożonej aplikacji, przekazania Ci informacji na temat procedur rekrutacyjnych, przetwarzania aplikacji na potrzeby realizacji procesu rekrutacji , a jeżeli wyrazisz na to zgodę w celu przyszłych rekrutacji.

W związku z obowiązującymi w Grupie Roche wewnętrznymi procedurami dotyczącymi przeciwdziałania terroryzmowi (podstawa przetwarzania prawnie uzasadniony interes administratora art. 6 ust. 1 lit. (f) RODO), zobowiązani jesteśmy sprawdzić czy Twoje imię i nazwisko znajduje się na listach osób podejrzanych o terroryzm.

 

                              V.            Jakie są konsekwencje nieprzekazania Twoich danych?

Podanie przez Ciebie danych jest dobrowolne, jednak wymagane w celu wzięcia udziału w rekrutacji. Niedostarczenie nam wymaganych informacji uniemożliwi wzięcie udziału w procesie rekrutacyjnym i/lub przesyłanie informacji związanych z przyszłym procesem rekrutacyjnym.

                            VI.            Przez jaki czas przechowujemy Twoje dane osobowe?

Roche Polska przechowuje Twoje dane osobowe przez okres 3 lat od założenia profilu kandydata w serwisie rekrutacyjnym Roche.

Możesz również wcześniej samodzielnie usunąć swój profil korzystając z przycisku „Delete My Information”.

 

                          VII.            Komu zostaną udostępnione Twoje dane osobowe?

Roche Polska może udostępniać dane osobowe kandydatów do pracy:

a.       Innym podmiotom z Grupy Roche, w tym podmiotom mającym siedzibę w krajach poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

b.       Podmiotom zlokalizowanym w państwach trzecich, zlokalizowanym poza terytorium Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Jest możliwe, że prawo kraju, do którego dane są transferowane przewiduje odmienny poziom ochrony danych od regulacji RODO, ale będzie to państwo, które Komisja Europejska uznała za zapewniające odpowiedni poziom bezpieczeństwa danych osobowych lub podmiot, z którym została zawarta umowa gwarantująca ten sam poziom jaki jest stosowany przez Roche (Roche Intercompany Data Transfer Agreement).  Roche Polska zapewni, iż przekazanie danych osobowych do państwa trzeciego dokonane będzie z wymogami Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych.

Możesz w każdej chwili zażądać uzyskania informacji o podmiotach, którym udostępniono Twoje dane osobowe oraz zakresie udostępnionych informacji na Twój temat poprzez kontakt z Inspektorem Ochrony Danych.

Podmioty zlokalizowane w państwach trzecich zapewnią ochronę bezpieczeństwa danych osobowych na poziomie nie niższym aniżeli poziom zabezpieczeń stosowany przez Roche Polska.

                        VIII.            Jakie prawa Ci przysługują?

Jako kandydat do pracy, masz prawo żądać dostępu do swoich danych osobowych znajdujących się w posiadaniu Roche Polska, żądania ich poprawienia, usunięcia, ograniczenia ich przetwarzania, a także prawo przeniesienia danych oraz sprzeciwiania się ich przetwarzaniu. Masz prawo uzyskania kopii danych przekazywanych do państw trzecich. W celu skorzystania z tych praw, proszę kontaktować się drogą elektroniczną z Inspektorem Ochrony Danych, przesyłając wiadomość na adres: ochrona.danych@roche.com

Jeżeli dane przetwarzane są na podstawie Twojej zgody, możesz cofnąć zgodę w każdym momencie. Jeżeli cofniesz zgodę, nie będzie to miało wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

W przypadku, gdy przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy prywatności i ochrony bezpieczeństwa informacji masz także prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prawa te mogą być ograniczone, jeżeli spełnienie Twojego żądania ujawniłoby dane odnoszące się do innej osoby lub jeżeli poprosisz nas o usunięcie informacji, które są wymagane przez prawo lub ich zachowanie jest konieczne ze względu na prawnie uzasadniony interes administratora danych.

                            IX.            Bezpieczeństwo Twoich danych osobowych.

Roche Polska wykorzystuje środki bezpieczeństwa o charakterze technicznym, fizycznym i administracyjnym w celu zapobiegania ryzyku utraty, niewłaściwego wykorzystania, ujawnienia lub zmodyfikowania informacji przekazanych przez Ciebie, a także ryzyku nieuprawnionego dostępu do tych informacji, a ponadto wymaga od Workday wykorzystywania zapewniających analogiczny stopień bezpieczeństwa środków o charakterze technicznym, fizycznym i administracyjnym w celu zapobiegania ryzyku utraty, niewłaściwego wykorzystania, ujawnienia lub zmodyfikowania informacji przekazanych przez użytkownika, a także ryzyku nieuprawnionego dostępu do tych informacji.

                              X.             Jak możesz się z nami skontaktować?

W przypadku jakichkolwiek kwestii, problemów czy skarg związanych z przetwarzaniem Twoich danych osobowych proszę skontaktować się z nami pod adresem: ochrona.danych@roche.com  

 

Information clause for the processing of candidates’ data

Roche Polska is obliged to protect the personal data made available or entrusted to it. We process personal data in accordance with the laws in force in the Republic of Poland.

This information clause explains who we are, what personal data we process, for what purposes and how long we store the data, how you can access the data, how we protect your data, where the data can be transferred and what your rights are in this regard.

Before providing any personal data to Roche Polska, you may consult the current Workday principles on data collection, privacy and security, by clicking this link.

                                I.            Who is the administrator of your personal data?

Roche Polska with its registered office in Warsaw (02-672), at ul. Domaniewska 39B is the Administrator of a personal data within the meaning of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (General Data Protection Regulation, hereinafter referred to as the “GDPR), hereinafter referred to as “Roche Polska” and, together with its affiliates, as the “Roche Group”.

Should you have any questions concerning the processing of personal data, you may contact the Personal Data Protection Officer by sending a message to: ochrona.danych@roche.com

                              II.            What types of personal data do we process?

Roche Polska may obtain information from you concerning your job application for employment or cooperation with Roche Polska. Pursuant to Article 221 § 1 of the Labour Code, such information includes: name(s) and surname, date of birth, contact details provided in the CV, education, employment history. You may, on your own initiative, want to provide us with additional information (the provision of which is not legally required, in particular on the basis of the Labour Code) in a CV, cover letter or in a similar document. If this is the case, your personal data will be processed by Roche Polska for the purpose of concluding an employment contract.

Therefore, if you want to provide us with documents containing additional information (including data of specific categories based on Article 9 para. 1 GDPR), we understand that by submitting the application you agree to have your personal data processed by Roche Polska.

You are not obliged to provide us with additional information. If you do not want us to process more of your personal data than required under the law, do not include such information in the CV you send.

                            III.            How is your personal data obtained?

In the course of our recruitment process we collect personal data of our candidates. Personal data is obtained in two ways: directly from candidates (including through Pracuj.pl and LinkedIn websites and the Workout platform) or from third parties, in particular: 

a.       From the Roche Group resources;

b.       From recruitment agencies, work agencies, brokers and service providers

 

                            IV.            What is the purpose of our processing of your data?

Your information is always treated as confidential and used solely for the purpose of assessing the application submitted by you, providing you with information on the recruitment procedures, processing the application to carry out the recruitment process, including on the basis of your consent for future recruitment processes.

Referring to internal procedures for counteracting terrorism in force at the Roche Group (the basis for processing is the legitimate interest of the administrator based on art.6 par.1 (f) GDPR), we are obliged to check whether your name is on the lists of persons suspected of terrorism.

 

                              V.            What are the consequences of non-provision of your data?

Your provision of data is voluntary, yet necessary to participate in the recruitment process, to meet further legal requirements and/or to enter into a contract with us. Failure to provide us with the required information will render participation in the recruitment process and/or sending information related to the future recruitment process impossible.

                            VI.            How long do we store your personal data?

Roche Polska stores your personal data for a period of 3 years from the creation of the candidate's profile on the Roche recruitment website.

You can delete your profile earlier using the "Delete My Information" button in your candidate’s profile.

                          VII.            Who will receive your personal data?

Roche Polska can share candidate’s personal data with:

a.       Other entities in the Roche Group, including entities established in countries outside the European Economic Area.

b.       Entities located in third countries, outside the territory of the European Economic Area.

It is possible that the law of a country to which data is transferred provides for a level of data protection which differs from the GDPR regulations, however, this will be a country for which the European Commission has issued an adequacy decision or an entity bound by an agreement ensuring the same level of protection as the one prevailing at Roche (Roche Intercompany Data Transfer Agreement).  Roche Polska will ensure that the transfer of personal data to a third country is carried out in accordance with the requirements of the Personal Data Protection Regulation.

You can at any time request details about the entities to which your personal data has been made available and the scope of information about you which has been made available, by contacting the Data Protection officer.

Entities located in third countries will ensure the security of personal data at a level not lower than the level of safeguards applied by Roche Polska.

                        VIII.            What are your rights?

As a job applicant, you have the right to request access to your personal data held by Roche Polska, request rectification and erasure of the data, request limitation of its processing, as well as the right to data portability and the right to object to its processing. You have the right to obtain a copy of data transferred to third countries. In order to exercise the rights, please contact the Personal Data Protection Officer electronically, by sending a message to: ochrona.danych@roche.com

If data is processed on the basis of your consent, you may withdraw your consent at any time. If you withdraw the consent, this will not affect the lawfulness of processing based on consent before its withdrawal.

If the personal data processing violates the privacy and information security regulations, you also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority, that is the President of the Personal Data Protection Office.

These rights may be limited if the fulfilment of your request would disclose data about another person or if you have asked us to remove the information which is required by law or where retaining the information is necessary on the grounds of legitimate interests of the data controller.

                            IX.            Security of your personal data.

Roche Polska uses technical, physical and administrative security measures to prevent the risk of loss, misuse, disclosure or modification of information provided by you, as well as the risk of unauthorised access to such information; additionally, Roche Polska requires that Workday use technical, physical and administrative security measures which ensure a similar level of security in order to prevent the risk of loss, misuse, disclosure or modification of information provided by the user, as well as the risk of unauthorised access to such information.

                              X.             How can you contact us?

In case of any issues, problems or complaints related to the processing of your personal data, please contact us at: ochrona.danych@roche.com.